Переїзд, навчання чи працевлаштування в іншій країні починаються зі збору документів. Українського диплома, свідоцтва про народження чи довідки про несудимість іноземній установі може бути недостатньо без апостиля. Якщо з’ясувати це вже після виїзду, оформлення важливих справ затягнеться.
Апостилювати всі документи поспіль не потрібно: вимоги університету, роботодавця чи органу реєстрації шлюбу відрізняються. Ми поспілкувались з фахівцями Бюро перекладів “Апостиль Груп” про те, що варто підготувати перед виїздом за кордон та як уникнути поширених помилок.
Що таке апостиль і коли він потрібен
Апостиль — спеціальне засвідчення, передбачене Гаазькою конвенцією 1961 року. Він підтверджує справжність підпису, повноваження особи, яка підписала офіційний документ, а також печатки чи штампа. Проте апостиль не підтверджує достовірності всього змісту документа й не замінює його перекладу.
Процедура діє між державами, на які поширюється Конвенція. Двосторонні договори іноді скасовують потребу в апостилі, а для інших країн може знадобитися консульська легалізація. Тому перевірте вимоги іноземної установи.
Які документи можуть потребувати апостиля: повний перелік
Ось основні категорії документів, які можуть потребувати апостиля. Це не обов’язковий пакет для кожного.
- Документи про сімейний стан: свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, витяги з реєстру актів цивільного стану.
- Документи про освіту: шкільні свідоцтва, дипломи, додатки з оцінками, академічні довідки, навчальні плани, окремі документи про кваліфікацію.
- Витяг про відсутність або наявність судимості: для роботи, отримання статусу проживання та інших процедур, якщо його запитують.
- Судові документи: рішення щодо розлучення, усиновлення, опіки або встановлення юридичних фактів.
- Нотаріальні документи: довіреності, заяви, згоди й засвідчені копії, якщо така форма прийнятна за місцем подання.
- Архівні документи: офіційні довідки та витяги для підтвердження походження, родинних зв’язків або інших обставин.
- Документи державних органів: окремі довідки про доходи, податкове резидентство, реєстраційні відомості та документи у сфері міграції.
- Інші офіційні довідки: документи про професійні чи особисті обставини, якщо їхній вид та форма допускають апостилювання.
Для навчання: диплома може бути недостатньо
Під час вступу до закордонного університету часто запитують не лише диплом або шкільне свідоцтво, а й додаток з оцінками чи академічну довідку. Іноді потрібні навчальний план або підтвердження періоду навчання. Заздалегідь з’ясуйте, які документи апостилювати та як засвідчувати переклад.
Апостиль на українські освітні документи належить до компетенції Міністерства освіти і науки. Для давніх дипломів або документів закладів, які вже не працюють, може знадобитися додаткова перевірка. Тому не відкладайте підготовку до завершення прийому заяв.
Для працевлаштування: диплом і довідка про несудимість
Перелік залежить від професії й вимог роботодавця або державного органу. Для підтвердження кваліфікації можуть знадобитися диплом та інші освітні документи, а для окремих процедур — витяг про несудимість. Не кожна довідка з роботи підлягає апостилюванню.
Витяг про несудимість в Україні можна замовити у паперовій формі з апостилем. Іноземні установи можуть вимагати, щоб його було видано не раніше визначеної дати. Тому такий документ не завжди варто отримувати за багато місяців до переїзду.
Для сім’ї, шлюбу та документів на дітей
Найчастіше потрібні свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу чи зміну імені. Якщо в дипломі попереднє прізвище, можуть попросити документ про його зміну. Для реєстрації шлюбу за кордоном іноді потрібні додаткові підтвердження сімейного стану.
Батькам варто перевірити вимоги до свідоцтва про народження дитини, зокрема для її зарахування до школи або оформлення місцевих документів. Іноді потрібні рішення суду чи нотаріальні заяви. Апостиль не є дозволом на перетин кордону.
На яких документах апостиль не ставлять
Апостиль не проставляють на оригіналах українських паспортів, військових квитків, трудових книжок, посвідчень водія та свідоцтв про реєстрацію автомобілів. За певних умов допускається апостилювання нотаріально засвідчених копій, проте можливість їх використання потрібно погодити з установою-одержувачем.
Є обмеження й для документів дипломатичних установ, комерційних і митних документів. Не кожен папір приватної організації можна апостилювати напряму.
Де проставляють апостиль в Україні
Компетентний орган залежить від того, хто видав документ. Міністерство юстиції засвідчує документи органів юстиції, судів, архівів і нотаріусів, Міністерство освіти і науки — освітні документи, Міністерство внутрішніх справ — документи своєї компетенції, зокрема відповідні витяги про судимість. Державна податкова служба працює з документами податкових органів, Державна міграційна служба — з визначеними документами у сфері міграції, а Міністерство закордонних справ — з іншими видами документів у межах своїх повноважень.
Якщо папір пошкоджений, містить неузгоджені виправлення або походження документа неможливо перевірити, у засвідченні можуть відмовити. Для старого свідоцтва інколи варто спочатку отримати повторний документ. З’ясуйте також, чи перекладати апостиль.
Як підготувати документи без зайвих витрат
Почніть із вимог установи, куди подаватимете документи. Уточніть, чи потрібен оригінал або засвідчена копія, якою мовою виконати переклад, хто має його засвідчити та чи є обмеження щодо дати видачі довідок. Перевірте також написання імен, прізвищ і дат у всьому пакеті.
Послідовність дій теж важлива: іноді спочатку апостилюють оригінал, а потім перекладають документ разом з апостилем. В інших випадках окремого засвідчення потребує нотаріально оформлений документ. Деякі процедури доступні поштою або через представника.
Чим може допомогти Бюро перекладів «Апостиль Груп»
Бюро перекладів “Апостиль Груп” має багаторічний досвід роботи з документами для використання в Україні та за кордоном. Компанія надає професійні послуги письмового перекладу з 50 мов, зокрема особистих, освітніх, юридичних та інших офіційних документів. За потреби можна замовити нотаріальне засвідчення перекладу.
Спеціалісти компанії допомагають підготувати видані в Україні документи для надання їм юридичної сили за кордоном. До напрямків роботи належать супровід апостилювання, консульська легалізація, витребування повторних документів та оформлення окремих довідок. Це зручно для підготовки кількох документів.
Перед зверненням бажано повідомити фахівцям країну призначення, мету подання та перелік наявних документів. Це допоможе визначити потрібні процедури й уникнути зайвих витрат на повторне оформлення або переклад.
За матеріалами: vsviti.com.ua